Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài

Posted on Tháng Bảy 30, 2012

0


bốn bước cần lưu ý

Từ khi Việt Nam bắt đầu mở cửa thu hút đầu tư nước ngoài qua việc ban hành Luật Đầu Tư Nước Ngoài năm 1987, nhiều nhà đầu tư nước ngoài (“NĐTNN”) đã chọn Việt Nam là điểm đến để làm ăn thông qua việc mở các công ty con, chi nhánh và văn phòng đại diện tại Việt Nam. Dẫu rằng Nhà nước Việt Nam luôn luôn tạo mọi điều kiện có thể để hấp dẫn các NĐTNN vào làm ăn tại Việt Nam, trong thực tế vẫn còn khá nhiều những khó khăn làm không ít các NĐTNN nản lòng.
Một trong những khó khăn mà báo chí thường đề cập đến trong nhiều năm qua là một số thủ tục pháp lý của Việt Nam liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mở cửa chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chưa được thông thoáng, còn nhiêu khê dẫn đến thời gian chờ đợi cấp phép còn khá lâu so với các nước trong khu vực. Bên cạnh đó, có một lý do khác nữa nhưng ít được nói đến mà cũng góp phần không nhỏ trong việc làm cho thời gian từ lúc NĐTNN chuẩn bị hồ sơ cho đến khi nhận được giấy phép đầu tư/giấy chứng nhận đầu tư khi thành lập doanh nghiệp/giấy phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện bị kéo dài chính là thời gian mà NĐTNN phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự (“HPHLS”) các giấy tờ, tài liệu của họ được cấp ở nước ngoài để hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép đầu tư tại Việt Nam.
Vậy tại sao các NĐTNN phải làm thủ tục HPHLS? Lý do chính ở đây là để cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam kiểm tra tính pháp lý cũng như khả năng tài chính (trong một số trường hợp) của NĐTNN để làm cơ sở cấp giấy phép. Theo đó, các NĐTNN cần phải nộp cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam các loại giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành chẳng hạn như giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập, điều lệ doanh nghiệp, báo cáo tài chính có kiểm toán, nghị quyết của Hội đồng quản trị, hộ chiếu, lý lịch tư pháp của người đại diện theo pháp luật v.v. đã được HPHLS. Nếu không có thủ tục HPHLS thì cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam không có đủ cơ sở để xác định là các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành được NĐTNN cung cấp có phải là thật hay không. Vậy HPHLS có thể hiểu nôm na là gì? HPHLS là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành để các giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam nhưng không bao hàm việc chứng nhận về nội dung và hình thức của chúng. Lưu ý là đừng lẫn lộn giữa thủ tục HPHLS và thủ tục chứng nhận lãnh sự vì thủ tục chứng nhận lãnh sự là việc mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của Việt Nam ban hành để các giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Thoạt nghe thì có vẻ như thủ tục HPHLS cũng đơn giản, bộ phận hành chính doanh nghiệp chỉ cần nhín chút thời gian là có thể làm hoàn thành công việc. Tuy nhiên, trên thực tế thì thủ tục này làm cho không ít NĐTNN, đặc biệt là những NĐTNN mới đầu tư ra nước ngoài lần đầu, đau đầu vì không biết phải bắt đầu từ đâu và khi đã bắt đầu rồi thì cũng không chắc là đã làm đúng trình tự thủ tục theo yêu cầu của pháp luật Việt Nam chưa. Nhiều lúc, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài làm thủ tục HPHLS xong được chuyển sang Việt Nam nhưng lại bị cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam từ chối vì được cho là chưa làm đúng trình tự thủ tục, quy trình về HPHLS và vì thế các giấy tờ, tài liệu này cứ phải được chuyển di, chuyển lại nhiều lần để làm lại thủ tục HPHLS mà có khi cũng không xong, làm mất nhiều thời gian công sức, tiền bạc và cơ hội đầu tư của NĐTNN. Trong một số trường hợp, một số NĐTNN cuối cùng phải chịu tốn chi phí để nhờ các hãng luật chuyên nghiệp trợ giúp làm lại thủ tục HPHLS để giảm thiểu thời gian tiến hành thủ tục xin giấy phép đầu tư/giấy chứng nhận đầu tư tại Việt Nam.
Vậy trình tự thủ tục HPHLS gồm các bước gì mà nhiêu khê vậy? Trong thực tế, theo tinh thần của Thông tư 01/1999/TT-BNG của Bộ Ngoại Giao ngày 03/06/1999 và gần đây nhất là Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/12/2011 (có hiệu lực từ ngày 01/02/2012) thì để tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải trải qua bốn bước chính (trừ Mỹ thì ngoài bốn bước chính còn phải trải qua một bước phụ) như sau:
Bước 1: Đầu tiên,  các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành phải được chứng thực tại phòng công chứng có thẩm quyền của quốc gia nơi mà các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài đó ban hành.
Bước 2: Nếu thủ tục dừng lại ở đây thì chưa đủ vì cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại thời điểm các giấy tờ, tài liệu đã được công chứng không biết được là chữ ký và con dấu của công chứng viên của quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu đã được công chứng có thật hay không. Do đó, các giấy tờ, tài liệu đã được công chứng này lại phải được nộp đến cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành (cụ thể là Bộ ngoại giao (như ở Hồng Kông, Mỹ) hay một cơ quan có chức năng tương đương tùy từng nước ví dụ như Vụ Lãnh Sự thuộc Bộ Ngoại Giao (Consular Division – Ministry  of Foreign Affairs Putrajaya Malaysia) của Malaysia, Cục Tư Pháp Tokyo (Tokyo Legal Affair Bureau) của Nhật hay Học Viện Tư Pháp Singapore (Singapore Academy of Law) của Singapore để họ chứng nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên đó là đúng với chữ ký của công chứng viên và con dấu của phòng công chứng đã được đăng ký với cơ quan ngoại giao có thẩm quyền tại nước nơi các giấy tờ, tài liệu được công chứng.
Bước phụ: Riêng đối với Mỹ thì có thêm một bước phụ nữa đó là Đổng lý Bang của tiểu bang sẽ chứng nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên ở tiểu bang đó và sau đó, Bộ Ngoại Giao của Mỹ sẽ chứng nhận chữ ký và con dấu của Đổng lý Bang.
Bước 3: Thủ tục HPHLS tới đây vẫn chưa đủ vì cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại thời điểm các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành đã được công chứng và được cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận lãnh sự không biết được là chữ ký và con dấu của cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành có đúng với chữ ký của cán bộ ngoại giao và con dấu của cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài đã được thông báo với cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia này hay không. Do đó, các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành đã được công chứng và chứng nhận đó phải được nộp cho cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam tại quốc gia đó, cụ thể là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hay Lãnh sự quán,[1] để các cơ quan này xác nhận là chữ ký và con dấu của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia đó là đúng với chữ ký của cán bộ ngoại giao và con dấu của cơ quan ngoại giao đã thông báo trước với cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam. Hồ sơ xin HPHLS sẽ bao gồm: 01 tờ khai đề nghị HPHLS (theo mẫu); 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện), giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS đã được chứng nhận lãnh sự; và 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc bằng tiếng nước ngoài khác mà cán bộ nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không lập bằng các thứ tiếng trên. Có một số trường hợp do không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia nơi các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức ở nước ngoài ban hành thì các giấy tờ, tài liệu đó có thể chuyển cho cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại một nước thứ ba lân cận nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước lân cận được giao quyền phụ trách luôn phần HPHLS của quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được ban hành. Có trường hợp, tại một số quốc gia, Việt Nam chưa đặt quan hệ ngoại giao nên chưa có cơ quan đại diện ngoại giao hoặc chưa có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước thứ ba lân cận phụ trách phần HPHLS các tài liệu được ban hành tại quốc gia đó (ví dụ như một vài nước ở Châu Phi), thì NĐTNN tại các quốc gia này sẽ khó có thể tiến hành HPHLS và có khả năng mất cơ hội đầu tư/làm ăn tại Việt Nam.
Bước 4: Bây giờ thì các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành đã được HPHLS rồi nhưng theo quy định của pháp luật Việt Nam thì các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành muốn được sử dụng tại Việt Nam thì phải được dịch ra tiếng Việt.[2] Do đó, các giấy tờ, tài liệu này lại phải đi qua một công đoạn sau cùng là được chuyển về Việt Nam và nhờ Phòng tư pháp của UBND quận, huyện tại Việt Nam hay phòng công chứng tại Việt Nam dịch và xác nhận bản dịch tiếng Việt trước khi đem đi nộp cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Trong một số trường hợp mà vì lý do nào đó mà các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài đó đã có mặt tại Việt Nam rồi thì có một số loại giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành này (nếu các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành đó đã được công chứng ở nước ngoài rồi (bước 1) và chữ ký của công chứng viên đó có đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia mà các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành tại Việt Nam), thay vì phải thực hiện bước 2 và 3 như nêu trên, thì NĐTNN có thể làm thủ tục HPHLS tại Việt Nam. Theo đó, các giấy tờ, tài liệu đã được công chứng sẽ được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành có trụ sở tại Việt Nam. Bước tiếp theo là hồ sơ đã được chứng nhận lãnh sự này sẽ được gửi đến cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam, cụ thể là Cục lãnh sự có trụ sở tại Hà nội (từ tỉnh Thừa Thiên Huế trở ra) và sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (từ Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng trở vào)[3] để HPHLS. Cần lưu ý rằng, một số cơ quan đại diện ngoại giao của một số quốc gia không được trao quyền để thực hiện việc chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam như Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý, v.v. Vì vậy, việc HPHLS phải được thực hiện trực tiếp tại các nước này theo 4 bước nêu trên.
Với những bước thủ tục phức tạp và mất nhiều thời gian nêu trên mà có khi mất cả vài tháng, nếu nhân viên phụ trách của NĐTNN chưa có kinh nghiệm và miễn là NĐTNN có ngân sách cho việc thành lập cơ sở kinh doanh tại Việt Nam kha khá thì nên cân nhắc việc sử dụng các hãng luật chuyên nghiệp ở quốc gia mà các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành để họ hỗ trợ trong việc thực hiện giúp thủ tục này. Cũng có thể cân nhắc việc sử dụng các hãng luật tại Việt Nam để thực hiện công việc này để giảm thiểu chi phí luật sư nhưng cần kiểm tra trước là các hãng luật tại Việt Nam xem họ có các hãng luật liên kết, hợp tác, công ty mẹ có văn phòng tại quốc gia nơi mà giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được ban hành không vì điều này sẽ giúp tăng sự thành công của việc HPHLS.
Cũng cần lưu ý là các quy định hiện hành về HPHLS không quy định về thời hạn hiệu lực của các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền/tổ chức của nước ngoài ban hành mà đã được HPHLS nhưng không phải tất cả các giấy tờ, tài liệu đã được HPHLS sẽ có giá trị mãi mãi khi được sử dụng tại Việt Nam. Trên thực tiễn, theo hướng dẫn của một số cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trong đó có Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM), thì các giấy tờ, tài liệu đã được HPHLS sẽ chỉ có giá trị sử dụng trong vòng ba tháng kể từ ngày được HPHLS mà thôi[4]. Riêng đối với các giấy tờ, tài liệu đã được HPHLS được sử dụng cho mục đích khác thì tuỳ theo văn bản pháp luật chuyên ngành hướng dẫn vụ việc đó, như đối với các giấy tờ, tài liệu về hôn nhân – gia đình thì thời hạn tối đa để cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp nhận là 06 tháng kể từ thời điểm các giấy tờ, tài liệu đó được ban hành đến ngày nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.[5]
About these ads